Universitäts Journal

Nr. 4/2002 (Juni), S.31

Beschaffungssystem
Per Intranet ans Material

Seit einigen Wochen kann an der Universität Leipzig die Materialbestellung elektronisch unter Verwendung von Web-Formularen im Intranet erfolgen. Ein entsprechendes elektronisches Beschaffungssystem (E-Procurement-System) wurde am Lehrstuhl Datenbanken des Instituts für Informatik (Prof. Dr. Erhard Rahm) im Rahmen einer Diplomarbeit zusammen mit dem Dezernat 1 entwickelt und eingeführt. Bisher wurde der zur Materialbestellung nötige Geschäftsverkehr zwischen dem für die Beschaffung verantwortlichen Dezernat 1 und den Fakultäten und anderen Universitätseinrichtungen weitgehend papierbasiert abgewickelt. So musste die bestellende Person Informationen bzgl. der benötigten Artikel etc. manuell in einem Katalog nachschlagen. Bestellformulare mussten handschriftlich oder per Schreibmaschine ausgefüllt und per Fax oder Hauspost an das Dezernat geschickt werden. Auch der Umbuchungsvorgang wurde überwiegend auf Papierbasis durchgeführt. Ferner waren übergreifende Auswertungen wie z. B. "Welche Fakultät hat in welchem Zeitraum von einer bestimmten Produktklasse wie viel bestellt?" nur mit großem Aufwand durchführbar.

Das neue System bietet u. a. die folgende Funktionalität an:

• Bestellberechtigte Mitarbeiter der Fakultäten und anderer Einrichtungen können das System an ihrem Arbeitsplatzrechner über einen konventionellen Browser nutzen. Nach Anmeldung im System können sie den Geschäfts- und Wirtschaftsbedarf aus dem aktuellen elektronischen Materialverzeichnis über ein einfach nutzbares Web-Formular auswählen. Der elektronische Katalog weist die Verfügbarkeit der Artikel im Lager sowie die Kosten aus. Die spezifizierten Bestellungen werden über das Intranet an das Dezernat 1 weitergeleitet.
• Im Dezernat werden nach der Prüfung der Bestellung, der Zusammenstellung der Artikel und nach der Initiierung des Versands automatisch die entsprechenden Aktualisierungen des Lagerbestandes vorgenommen. Ferner werden die entsprechenden Umbuchungsformulare zur Bezahlung generiert und über das Intranet an die bestellende Einrichtung geschickt.
• Durch eine elektronische Archivierung aller Bestellungen und Umbuchungen in einer Datenbank können im Sinne eines Controllings vom Dezernat zudem retrospektive quantitative Auswertungen durchgeführt werden. Auf der Basis dieser Auswertungen können dann bedarfsorientiert die zukünftig nötigen Materialbestände bei den entsprechenden Zulieferern und Großhändlern geplant und bestellt werden.

Die Vorteile für die Anwender sind eine Reduzierung des mühsamen manuellen Formularverkehrs, eine geringeren Anzahl von fehlerhaften oder fehlgeleiteten Dokumenten, eine höhere Kostentransparenz sowie reduzierte Durchlaufzeiten, bis die bestellten Artikel eintreffen. Vorteile für das Dezernat 1 sind neben der höheren "Kunden"-Zufriedenheit vor allem die ver-besserten Möglichkeiten für Bedarfsanalysen und Bestandsplanungen.

Das E-Procurement-System wurde auf der Basis moderner Internet- und Datenbanktechnologien erstellt (z. B. Java-basierte Application-Server, Data Warehousing). Die Wartung und Weiterentwicklung des Systems erfolgt durch die im BIC Leipzig angesiedelte Software-Firma des Diplomanden, get AG.

R.Müller